关于提高工作效能的几点建议
青岛中医药科学院 李振阳
引言
在学校传承与创新的发展航程中，每一位教职工都是手握船桨的舵手。面对新时代的教育挑战与机遇，学校在实现“十四五”规划、加快推动高质量发展的关键时期，开展解放思想大讨论活动正当其时。作为派驻青岛中医药科学院首批成员之一，在参与科学院创立、建设与发展的八年里，落实校本部和地方的各项安排和部署是日常主要工作。本文结合个人的实际经历，针对工作中遇到的困难和问题，从加强数字化管理、优化办学资源，提升各类人才的专业能力和综合素质、强化工作协同，完善体制机制、激发内生活力与动力等三个方面，提出几点建议，旨在提高工作效能，助力学校在新时代实现高质量发展。
一、加强数字化管理，优化办学资源
工欲善其事，必先利其器。数据库在提升管理效率、促进教育科研发展、支持决策制定和实现数字化管理等方面发挥着关键作用。目前，学校各类数据库基本是由职能部门管理，有的采用数字化系统，有的则是静态电子表格，主要满足部门的日常工作需求。实际工作中，存在以下问题：一是大部分数据库未实现常态化的动态管理，通常只在需要更新数据时，由二级单位汇总报送。二级单位因缺少日常管理和使用权能，在落实与推进具体工作中，涉及相关信息提报时，经常是“一事一统计”，这不仅增加了重复性工作，有时还会因信息不对称，出现提报错误。二是管理人员调整后，工作交接难以面面俱到，通常只是留下大量的原始文档，影响了一些长周期性工作顺利完成。三是职能部门下发的通知中，许多工作有参与条件限制，但二级单位在转发或具体落实时，为了避免漏发，往往需要通知全体人员，这不仅给相关人员增加了无效工作，也降低了工作效率。
针对上述问题，建议加大校园综合信息服务平台（OA办公系统）的使用度和覆盖面，丰富和完善平台内相关数据，设置便捷、个性化操作流程，提供高效的查询统计服务。例如，增加教学科研成果与奖励信息，提供自主化落实公文公告的“查阅办理反馈”工作闭环功能，开通人员、奖励、成果等各类信息的统计查询服务，增加会议报告的线上端口及资源回放等。这将有助于提高工作效率，减少因层级管理带来的重复性“传递”工作，提高工作准确性，减少因统计标准、目的和工作态度不一致带来的差异性数据，提高工作质量，减少因过度参会导致精力分散或因疏于参会而错失机会。
二、提升各类人才的专业能力和综合素质，强化工作协同
功以才成，业由才广。人才资源作为创新活动中最为活跃、最为积极的因素，对于建设创新型校园具有重要支撑作用。从全局的角度考虑，人才不应局限于某个具体方面。对于学校而言，一流人才不仅包括具备高水平技能与成果的专业技术人员，还包括具有卓越管理能力的管理人员，以及注重综合素质全面发展的学生。一流专业技术人员，除了掌握深厚的专业知识和技能外，还应具备运用这些知识和技能解决实际问题的能力，能够与他人协作，把研究成果培育成带动学科发展、产业升级的增长点，为发展新质生产力提供技术支撑。一流管理人员，除了能够完成具体工作的传达和落实外，还应具备良好的决策能力，主动采取有效的沟通技巧协调内部外部关系，具备长远的战略眼光，积极为学校或部门发展规划提供意见建议。一流学生，除了按时参加课堂学习和研究活动外，还应具备良好的道德品质和社会责任感，注重社交能力、管理能力和团队合作能力的全面发展，具有快速学习和应对变化的适应能力。
针对上述需求，建议加大对各类人才的培育力度，同时构建综合性培养体系，既包括专业技术人员，也包括管理人员和学生。鼓励涵盖各类人才的团队建设，推动专业技术人员与管理人员和学生的融合。在突出各类人才专业化培养的同时，鼓励人员参与跨类培训与实践，增进对彼此工作的理解，形成在关键决策过程中各类人才共同参与。这将真正使学校在人才培养上“强起来”，为学校的长远发展提供坚实的人才支撑。
三、完善体制机制，激发内生活力与动力
政举令施，合乎其德智力者存。体制机制的完善，对于确保学校各项工作能够高效、稳定地运行具有重要影响，更是激发内生活力和发展动力的关键。支持性和激励性的政策能鼓励引导教师和学生进行科学研究工作，简洁明晰的管理结构和审批流程能大幅提高管理效率、减少不必要的行政负担，科学合理的资源配置能实现效能与产出的最大化，科学前瞻的规划纲要能让学校在快速变化的环境中保持强劲竞争力和影响力。
针对上述关联，建议在资源配置方面能进一步统筹，面对经济与发展的紧迫性，在学科、人才、成果等高水平建设的重点工作、核心任务中，凝聚各类资源集中突破，避免平均主义、各自为战。在奖励机制方面构建利益共同体，建立公平、合理的激励机制，充分调动各类人员的主动参与性。在工作流程中减少简单的责任下沉，采用结构化管理和扁平化管理相结合，对于专业性强的工作，加强业务人才储备和技能培训，避免在解读政策、流程请示等环节消耗时间，导致工作效率降低。
结语
“七个围绕”为学校今后一段时期的发展提供了科学精准的“方法论”，也是每个教职工具体干事创业的任务书、项目表，在工作中，个人将坚持融入学校发展大局，勤实践多思考，为营造开放包容、群力创新的校园文化积极建言献策，以敢打敢拼、主动作为的饱满状态，助力学校在新时代征程中续写辉煌篇章！
